25 września 2024 roku wchodzi w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, która implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Ustawa nakłada obowiązek wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony sygnalistów w wielu branżach, w tym w sektorze pośrednictwa nieruchomości, co ma istotny wpływ na działalność zarówno dużych, jak i małych podmiotów, w tym tych prowadzonych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Kontekst dla pośredników nieruchomości
W branży nieruchomości, pośrednicy często prowadzą działalność w małych, jednoosobowych firmach. Wielu z nich może nie być świadomych, że są objęci obowiązkami wynikającymi z ustawy, która wymaga stworzenia procedur wewnętrznych umożliwiających zgłaszanie naruszeń prawa przez pracowników, współpracowników lub kontrahentów.
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Próg ten nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
Z uwagi na to, że pośrednicy nieruchomości podlegają pod ustawę z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, dlatego ustawa o ochronie sygnalistów znajduje do niech zastosowanie.
Wymagania wobec pośredników nieruchomości
Pośrednicy nieruchomości są zobowiązani do:
Utworzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych – nawet jeśli firma nie zatrudnia wielu pracowników, nawet gdy pośrednik nieruchomości prowadzi działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, powinien mieć system umożliwiający zgłaszanie naruszeń wewnętrznych, takich jak działania niezgodne z prawem, naruszenia etyki zawodowej czy konfliktu interesów.
Ochrony osób zgłaszających naruszenia – każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości, musi być chroniona przed działaniami odwetowymi. Oznacza to m.in. zakaz zwolnienia z pracy, dyskryminacji czy zastraszania zgłaszającego.
Wyznaczenia odpowiednich osób do odbioru zgłoszeń – pomimo prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, pośrednik musi określić, kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i rozpatrywanie ich.
Wyzwania dla pośredników nieruchomości działających w ramach jednoosobowych działalności gospodarczych
Jednoosobowe działalności gospodarcze w branży nieruchomości stają przed wyzwaniem dostosowania się do nowych przepisów, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i koniecznością zrozumienia złożonych regulacji prawnych. Wprowadzenie procedur wewnętrznych i zapewnienie odpowiedniej ochrony sygnalistów wymaga:
- konsultacji prawnych i opracowania procedur zgodnych z ustawą.
- stworzenia bezpiecznych kanałów komunikacji, np. e-maila, telefon lub dedykowanej skrzynki pocztowej do zgłaszania nieprawidłowości.
- edukacji współpracowników i pracowników na temat ich praw i obowiązków związanych z ochroną sygnalistów.
Case Study
Pan Ryszard prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą jako pośrednik nieruchomości. Zatrudnia dwóch pracowników na umowy cywilnoprawne i współpracuje z zewnętrznymi podwykonawcami, takimi jak rzeczoznawcy majątkowi, doradcy kredytowi, geodeci, notariusze. Po wejściu w życie ustawy, Pan Ryszard musi wdrożyć procedurę, która pozwoli jego pracownikom oraz współpracownikom zgłaszać ewentualne naruszenia, np. fałszowanie dokumentów przez podwykonawcę lub niezgodne z prawem praktyki rynkowe, z którymi mogą się spotkać, klauzule abuzywne w umowach. W ramach procedury Pan Ryszard wyznacza pełnomocnika ds. naruszeń prawa jako osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i decyduje się na konsultację z prawnikiem, aby upewnić się, że jego system spełnia wymogi ustawy.
Wnioski
Ustawa o ochronie sygnalistów stawia pośredników nieruchomości, nawet tych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, w nowej sytuacji prawnej. Choć może się wydawać, że obowiązki dotyczące sygnalistów są bardziej istotne dla dużych firm, to przepisy jasno wskazują, że także małe podmioty muszą wprowadzić odpowiednie procedury. Nieprzestrzeganie tych wymogów może skutkować karami finansowymi i utratą zaufania klientów.
W związku z tym, pośrednicy nieruchomości powinni jak najszybciej dostosować swoje działalności do nowych regulacji, co nie tylko zabezpieczy ich przed konsekwencjami prawnymi, ale również pozwoli zbudować transparentną i etyczną kulturę pracy. Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest tak samo ważna dla pośredników nieruchomości, jak procedura AML.
Case study nie stanowi porady prawnej. Pamiętaj każdy przypadek jest inny i wymaga szczegółowego omówienia. Nigdy, ale to przenigdy nie rozstrzygaj swojej sprawy na podstawie treści case study.
